Как заполнить поручение экспедитору
Поручение заполняется по альбому форматов ФНС 5.01 в пять шагов: сведения о документе, стороны, маршрут и груз, подписант, проверка и выгрузка XML. Обязательных реквизитов немного — большая часть становится обязательной по условию: например, сведения о контейнере нужны, только если груз едет в контейнере. Ниже — что подготовить и какие реквизиты обязательны на каждом шаге.
Что подготовить заранее
- Реквизиты договора транспортной экспедиции — они обязательны в каждом поручении.
- Реквизиты сторон: для российских организаций — ИНН и КПП, для иностранных — налоговый или регистрационный номер страны регистрации либо иные сведения.
- Документы по грузу — инвойс, упаковочный лист, букинг: из них берутся наименование груза, число мест, массы брутто и нетто, контейнеры.
- Адреса приёма и выдачи груза. Российский адрес указывается по ГАР или в составе сведений ЕГРЮЛ, иностранный — текстом с кодом страны.
- Идентификаторы участников ЭДО — клиента и экспедитора: из них строится имя файла обмена.
- Сведения о подписанте и о том, как подтверждаются его полномочия: сертификатом подписи, машиночитаемой или бумажной доверенностью.
Шаги и обязательные реквизиты
Шаги ниже — порядок, в котором сведения обычно становятся известны. В каждом названы реквизиты, обязательные в любом поручении. Остальные нужны по условию — например, ИНН индивидуального предпринимателя, только если участник — предприниматель; условие указано на странице каждого реквизита.
Шаг 1. Поручение
Номер и дата поручения, получатели файла, признаки документа.
- Содержание электронного поручения экспедитору, информация клиента
- Номер поручения экспедитору
- Дата выдачи поручения экспедитору
- Документы, необходимые для перевозки груза
- Реквизиты договора транспортной экспедиции
- Наименование документа
- Номер документа
- Дата документа
Ещё 24 реквизита этого шага — по условию или по необходимости.
Шаг 2. Стороны
Клиент, экспедитор, грузоотправитель, грузополучатель и другие участники.
Ещё 47 реквизитов этого шага — по условию или по необходимости.
Шаг 3. Маршруты и груз
Груз и партии, места и массы, контейнеры, адреса приёма и выдачи, сроки.
- Сведения о грузе, готовом к отправке
- Признак необходимости уведомления сторон о прибытии груза в пункт назначения
- Дата готовности груза к отгрузке: с
- Дата готовности груза к отгрузке: по
- Признак перевозки
- Сведения о грузополучателе
- Сведения о грузоотправителе
- Сведения о транспорте
- Описание груза
- Адрес приема груза от клиента (грузоотправителя) — сведения о грузе
- Адрес пункта назначения
- Вид транспорта
- Наименование груза
- Количество грузовых мест
- Признак наличия в составе груза опасного груза
- Признак наличия в составе груза предметов и веществ, изъятых из гражданского оборота или ограниченно оборотоспособных
- Возможность указания объема груза
- Отметка о перевозке в составе груза товара, перевозка которого подлежит учету в государственной информационной системе
- Наличие упаковки
- Наличие кода товарной номенклатуры по ТН ВЭД
- Маркировка груза
- Сведения о стране происхождения груза
- Вес груза
- Код страны — страна происхождения груза
- Наименование страны — страна происхождения груза
- Адрес приема груза от клиента (грузоотправителя) — адрес места приёма
- Адрес выдачи груза
- Вес нетто, в килограммах
- Вес брутто, в килограммах
- Сведения об адресе в пределах места нахождения
Ещё 154 реквизита этого шага — по условию или по необходимости.
Шаг 4. Подписант
Кто подписывает поручение и чем подтверждены его полномочия.
- Сведения о лице, подписывающем файл обмена информации клиента
- Способ подтверждения полномочий представителя на подписание документа
- Фамилия, имя, отчество (при наличии) — подписант
- Фамилия
- Имя
Ещё 17 реквизитов этого шага — по условию или по необходимости.
Шаг 5. Проверка и XML
Сведения о файле, которые формируются при выгрузке, и проверка перед ней.
- Идентификатор файла
- Версия программы, с помощью которой сформирован файл
- Версия формата
- Электронное поручение экспедитору, информация клиента
- Код формы документа по классификатору налоговых документов
- Наименование документа по содержанию информации в файле обмена
- Дата формирования файла обмена информации клиента
- Время формирования файла обмена информации клиента
- Содержание операции
Три ошибки, которые встречаются чаще других
Время — это интервал, а не момент. ВрОтгр и ВрДостГр записываются ровно 17 символами в виде ЧЧ:ММ-ЧЧ:ММ±ЧЧ:ММ, где последняя часть — смещение от UTC: 09:00-18:00+10:00.
Номер контейнера в описании груза — порядковый. НомКонтейн в описании груза — номер контейнера из блока СвКонтейн (1, 2, 3…). Международный номер по ISO 6346 указывается в ИдКонтейнМежд — ровно 11 символов.
Имя файла менять нельзя. Атрибут ИдФайл повторяет имя файла без расширения. Переименованный вручную файл не пройдёт приёмку: ИдФайл перестанет совпадать с именем.
Проверка перед отправкой
Прежде чем подписывать, файл стоит проверить трижды: по схеме XSD, по условиям альбома и по смыслу — сходятся ли массы, контейнеры, маршрут и сроки. Первые две проверки повторяют приёмку, третья ловит то, что приёмка пропустит. Подробно — на странице об ошибках.
- Какие реквизиты поручения экспедитору обязательны?
- Всегда обязательны сведения о файле и документе, стороны, сведения о грузе и подписант — полный перечень по шагам приведён на этой странице. Остальные реквизиты обязательны по условию, которое указано в альбоме у каждого из них.
- Нужно ли указывать контейнер?
- Только если груз перевозится в контейнере: сведения о контейнере формируются при признаке перевозки 1 или 2. Каждый контейнер — отдельный элемент.
- Как указать иностранного грузоотправителя?
- В сведениях об иностранной организации, не состоящей на учёте в налоговом органе: наименование, код страны по ОКСМ и налоговый или регистрационный номер страны регистрации; если номера нет — иные сведения.
Как это сделать в сервисе
- Как оформить первое поручение
- Начать с документов по перевозке
- Форма поручения: шаги, готовность и горячие клавиши